เทคนิคการตรวจสอบสถานะธุรกิจ

เทคนิคการตรวจสอบสถานะธุรกิจ

• ตรวจสอบตัวเลขทางการเงินต่างๆ
• จัดทำระบบการรายงานตัวเลขต่างๆ ที่สำคัญต่อการตัดสินใจ
• มีการเปรียบเทียบผลจากตัวเลขในรายงานต่างๆ กับประมาณการที่ตั้งไว้
• กำหนดลำดับความสำคัญของตัวเลขต่างๆ
• การแจกจ่ายรายงานทางการเงินต่างๆ ไปยังหน่วยงานที่รับผิดชอบและเกี่ยวข้อง

ทุกเช้าของ "คุณสุพจน์" ประธานบริษัทและเจ้าของกิจการขายเครื่องมือแพทย์ บริษัทเพื่อนแพทย์ หลังจากอ่านหนังสือพิมพ์ประจำวันเสร็จสิ้นแล้ว มักมีกิจวัตรประจำวันในการเดินตรวจตราตามแผนกต่างๆ เนื่องจากเขาตระหนักถึงความจำเป็นในการติดตามสถานะของธุรกิจของเขาเป็นประจำทุกวัน

ภารกิจแรกที่เขาต้องทำ คือ ไปที่แผนกขาย เพื่อพูดคุยกับบรรดาเซลส์แมนของบริษัท และสอบถามถึงยอดใบสั่งซื้อว่าเป็นอย่างไรบ้าง ช่วงสายๆ เขาจะเดินไปยังแผนกการเงิน เช็คยอดลูกหนี้คงค้างที่มีอยู่และคำถามที่ติดปากคงหนีไม่พ้น "วันนี้เราเก็บเช็คได้กี่ใบ" จากนั้นจะเดินไปที่แผนกจัดส่งสินค้า เพื่อตรวจสอบการจัดส่งว่ามีปัญหาอะไรหรือไม่ มีสินค้าส่งออกไปปริมาณมากน้อยแค่ใหน การจัดส่งตรงตามเวลาที่สัญญากับลูกค้าหรือไม่

ระบบติดตามของคุณสุพจน์ แม้จะดูว่าเป็นระบบง่ายๆ แต่ก็ทำให้เขาสามารถติดตามสถานะของกิจการได้ตลอดเวลา และเมื่อมีปัญหาอะไรเกิดขึ้นก็สามารถติดตามแก้ไขได้ทันท่วงที

ในฐานะเถ้าแก่ คงปฏิเสธไม่ได้ถึงความสำคัญในการตรวจสอบสถานะธุรกิจของท่านเป็นประจำเช่นเดียวกับเถ้าแก่สุพจน์ ยิ่งในสถาวะเศรษฐกิจวิกฤติสภาพคล่องติดขัด ลูกค้าหดหาย ยอดขายตกต่ำ ลูกหนี้ไม่ยอมจ่ายหนี้ ยิ่งเราสามารถติดตามสถานะของกิจการและรับรู้ปัญหาได้รวดเร็วเท่าใด เราก็จะสามารถคิดหาแนวทางในการแก้ปัญหาได้รวดเร็วและทันกาลเท่านั้น

เถ้าแก่สามารถคุมสถานการณ์ของธุรกิจอย่างใกล้ชิดแบบง่าย ประกอบด้วย 5 ขั้นตอนใหญ่ เริ่มจาก

• การตรวจสอบตัวเลขทางการเงินต่างๆ

ทั้งนี้งบการเงิน ถือเป็นคู่มือตรวจเช็คสถานะธุรกิจที่ดีที่สุด เถ้าแก่ควรจัดให้เจ้าหน้าที่ทางบัญชีสามารถรายงานงบการเงินต่างๆ ไม่ว่างบกำไรขาดทุน งบดุล งบกระแสเงินสด โดยกำหนดให้รายงานภายใน 10 วัน นับจากวันสิ้นเดือน เพื่อจะได้รู้สถานะทางการเงินไม่ว่าในรูปเงินสด ลูกหนี้คงค้าง สินค้าคงเหลือหรือภาระหนี้สินต่างๆ เช่น เจ้าหนี้การค้าเงินกู้หรือดอกเบี้ยที่จะถึงกำหนดชำระ และผลการดำเนินงานในแต่ละช่วงในรูป ยอดขาย ยอดค่าใช้จ่าย ผลกำไร ฯลฯ

ส่วนใหญ่ธุรกิจขนาดย่อมมักไม่สนใจจัดให้มีระบบการรายงานและจัดทำบัญชีอย่างทันกาล เถ้าแก่จึงมักต้องใช้วิธีนั่งเทียน คาดเดาตัวเลขต่างๆ ด้วยตัวเอง ทำให้เสียทั้งโอกาสในการลงทุน กรณีเงินสดเหลือและอาจเกิดวิกฤติจัดหาเงินทุนหมุนไม่ทันกรณีธุรกิจขาดเงิน

• ทั้งนี้เพื่อให้การตรวจสอบตัวเลขง่ายเข้าไว้ ควรทำระบบการรายงานตัวเลขต่างๆ ที่สำคัญต่อการตัดสินใจ

ตัวเลขต่างๆ ที่เถ้าแก่ใช้ในการบริหารงานนั้น บางตัวเลขมีความสำคัญมาก บ่งบอกถึงความเป็นตายของธุรกิจ เช่น ยอดขาย ยอดลูกหนี้ค้างชำระ ฯลฯ ดังนั้น จึงจำเป็นที่เถ้าแก่จะต้องจัดให้มีเจ้าหน้าที่คอยดูแลตัวเลขต่างๆ เหล่านี้อย่างใกล้ชิด พร้อมจัดทำรายงานเป็นรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือนแล้วแต่ลำดับความสำคัญของตัวเลขเหล่านั้น

ตัวอย่างรายงานต่างๆ ที่ควรจัดให้มีประกอบด้วยรายงานรายเดือนที่แจกแจง ยอดสินค้าคงเหลือ ยอดลูกหนี้ค้างชำระ (แบ่งแยกตามกำหนดค้างชำระ และคำนวณวันถัวเฉลี่ยในการเก็บหนี้ด้วย) ยอดเจ้าหนี้ค้างจ่าย (แบ่งแยกตามกำหนดค้างชำระ และคำนวณถัวเฉลี่ยในการจ่ายหนี้ด้วย) เป็นต้น

หรือการจัดทำรายงานรายสัปดาห์ประกอบด้วย ยอดเงินสดคงเหลือ ยอดเงินสดจ่าย โดยเฉพาะบิลจ่ายจำนวนใหญ่ๆ ยอดเงินสดรับ ยอดขายจากลูกค้ารายใหม่ๆ ยอดสั่งซื้อที่ค้างอยู่ จำนวนพนักงาน โดยคิดคำนวณเป็นยอดขายต่อหัว เพื่อวัดประสิทธิภาพในการดำเนินงาน

เถ้าแก่คงต้งนำตัวเลขที่ปรากฎในรายงานการเงินมาวิเคราะห์เจาะลึกประกอบการตัดสินใจในการบริหาร เช่น เราทราบว่า จำนวนวันถัวเฉลี่ยในการเก็บหนี้บ่งบอกเวลาที่ลูกหนี้ค้างชำระกิจการ ในขณะที่จำนวนวันถัวเฉลี่ยในการจ่ายหนี้ บอกเวลาที่เราค้างชำระหนี้ กรณีที่จำนวนวันถัวเฉลี่ยในการเก็บหนี้มากกว่าจำนวนวันถัวเฉลี่ยในการจ่ายหนี้ หมายความว่า เถ้าแก่ต้องจัดเตรียมเงินของตนไว้เผื่อเท่ากับปริมาณเงินที่ใช้ต่อวัน คูณด้วยจำนวนวันถัวเฉลี่ยที่เหลื่อมกันนั้น

พร้อมกับการเปรียบเทียบผลจากตัวเลขในรายงานต่างๆ กับประมาณการที่ตั้งไว้

• ทั้งนี้การเปรียบเทียบตัวเลขในรายงานต่างๆ กับประมาณการที่ตั้งไว้และพยายามค้นหาสาเหตุของความแตกต่างดังกล่าวจะช่วยทำให้เถ้าแก่ทราบสถาวการณ์ของธุรกิจของตนตลอดเวลา เมื่อมีเหตุการณ์ผิดปกติเถ้าแก่รู้สาเหตุจะได้รับดำเนินการแก้ไขและตอบโต้อย่างทันท่วงที

ตัวอย่าง เถ้าแก่เคยประมาณว่ายอดขายในเดือนนี้ควรเป็น 3 แสนบาท แต่ปรากฎว่าตัวเลขยอดขายจริงมีเพียงครึ่งเดียว 150,000 บาท เถ้าแก่คงจะต้องสอบถามพนักงานขายว่า ทำไมยอดขายจึงลดต่ำลงเป็นผลจากอะไร อาจเกิดจากสินค้าผลิตไม่ทัน หรือลูกค้าลด ยอดซื้อลง ถ้าทราบว่าเกิดจากคู่แข่งลดราคาสินค้าลงหรือมีโปรโมชั่นพิเศษ

• เมื่อมีการรวบรวมตัวเลขต่างๆ จะต้องมีการกำหนดลำดับความสำคัญของตัวเลขต่างๆ

เพราะตัวเลขบางรายการมีความสำคัญอย่างมากในการตัดสินใจ เช่น ยอดขายและยอดลูกหนี้ค้างชำระ ซึ่งตัวเลข 2 ตัวนี้คือที่มาของแหล่งเงินสดรับส่วนใหญ่ของกิจการขณะที่ยอดค้างจ่ายเจ้าหนี้เงินกู้และดอกเบี้ยต่างๆ จะถือเป็นรายการใหญ่ของเงินสดจ่ายของกิจการ

เถ้าแก่คงต้องติดตามดูแลรายการเหล่านี้อย่างใกล้ชิด โดยจัดให้มีการรายงานตัวเลขต่างๆ เหล่านี้เป็นประจำและทันท่วงที อาจไม่สามารถรอตัวเลขจากทางบัญชีที่สรุปเป็นรายเดือน คงต้องขอตัวเลขเหล่านี้จากฝ่ายบัญชีการเงินและฝ่ายขายให้สรุปออกมาเป็นรายสัปดาห์หรือรายวันแล้วแต่สถานการณ์ของกิจการ เพื่อเป็นข้อมูลในมือของเถ้าแก่ในการจัดการธุรกิจ และปรับกลยุทธ์ได้อย่างรวดเร็ว

• เทคนิคขั้นสุดท้าย คือ การแจกจ่ายรายงานทางการเงินต่างๆ แก่เจ้าหน้าที่ในหน่วยงานที่รับผิดชอบและเกี่ยวข้อง

เพื่อให้เกิดการรัีบรู้และรับผิดชอบต่อผลของตัวเลขเหล่านั้น พร้อมคันหาสาเหตุของความแตกต่างระหว่างตัวเลขจริงกับที่ประมาณไว้และหาแนวทางแก้ไข เพราะคงไม่มีผู้รู้ที่มาของตัวเลขต่างๆ ดีเท่าผู้ก่อให้เกิดตัวเลขนั้นๆ

การสร้างระบบให้ผู้สร้างตัวเลขต้องรับผิดชอบต่อตัวเลขจะเป็นวิธีการสร้างประสิทธิภาพในการทำงานแก่เจ้าหน้าที่ปฏิบัติงาน

เป็นความจำเป็นอย่างยิ่งที่เถ้าแก่ต้องติดตามและทำความเข้าใจที่ไปที่มาของตัวเลขต่างๆ ได้ด้วยตนเองแม้ว่าจะจ้างนักบัญชีมาคอยจัดทำและดูแลตัวเลขเหล่านั้นแล้วก็ตาม

มิฉะนั้นเถ้าแก่คงไม่สามารถปรับเปลี่ยนกลยุทธ์บริหารธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ และปกป้องธุรกิจให้ผ่านพ้นช่วงวิกฤติแต่ละช่วงไปได้ด้วยดี

การวิเคราะห์ศึกษาและติดตามตรวจสอบสภาพของธุรกิจอยู่ตลอดเวลา นอดจากนำตัวเลขแต่ละช่วงเวลามาเปรียบเทียบกันและการหาสาเหตุการเปลี่ยนแปลงของตัวเลขแล้ว เถ้าแก่ควรนำตัวเลขเหล่านั้นเปรียบเทียบคู่แข่งในอุตสาหกรรมเดียวกัน เพื่อให้ทราบตำแหน่งและประสิทธิภาพของตนเมื่อเปรียบเทียบกับผู้อื่นในอุตสาหกรรม

การเปรียบเทียบอาจทำได้หลายรูปแบบ ไม่ว่าในรูปแบบเปอร์เซ็นต์แบบง่ายๆ เช่น การเปรียบเทียบรายได้ และค่าใช้จ่ายของธุรกิจของตนต่อยอดขายทั้งหมดของอุตสาหกรรมโดยรวม หรือในรูปอัตราส่วนทางการเงินต่างๆ ซึ่งใช้กันอยู่ทั่วไป

เพียง 5 ขึ้นตอนเท่านี้ เถ้าแก่ก็คงพอมีข้อมูลเป็นคู่มือเพื่อรับทราบสถานะูธุรกิจได้อย่างต่อเนื่อง


http://www.suretax-accounting.com/articles/business/282-2011-04-18-18-24-53.html