การจัดองค์การ (organizing)
คือการตัดสินใจเลือกวิธีการในการจัดแบ่งกลุ่มกิจกรรมและทรัพยากรต่าง ๆ ขององค์การออกเป็นหมวดหมู่อย่างเป็นระเบียบ เพื่อให้การประสานงานระหว่างกลุ่มกิจกรรมและกลุ่มบุคคลต่าง ๆ เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
ความสำคัญของการจัดองค์การ
1. การจัดองค์การเป็นสิ่งที่ช่วยสนับสนุนความสำเร็จขององค์การ เนื่องจากการจัดองค์การเป็นงานที่ผู้บริหารใช้เป็นเครื่องมือในการกำหนดว่าใครจะทำอะไร ใครจะอยู่แผนกไหน ใครจะต้องรับผิดชอบและรายงานต่อใคร ซึ่งการจัดองค์การนั้นเสมือนเป็นการกำหนดว่าจะทำอย่างไร เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ โดยการจัดองค์การนั้นยังรวมถึงกลไกการประสานงาน
เนื่องด้วยในองค์การหนึ่ง ๆ จะต้องมีการแบ่งงานและประสานงานกันเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง เช่น การประสานงานระหว่างแผนกผลิตกับแผนกขาย ซึงอาจเป็นในกรณีที่แผนกผลิตต้องติดต่อขอข้อมูลกับฝ่ายขายก่อนว่าสินค้าที่ผลิตขึ้นมานั้นการตอบรับจากลูกค้าเป็นอย่างไร ถ้าฝ่ายขายบอกว่าได้รับการตอบรับจากลูกค้าอย่างมาก ซึ่งข้อมูลที่ได้มาแผนกผลิตก็จะสามารถวางแผนได้ว่าควรผลิตในปริมาณเท่าใด
2. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการดำเนินงาน เนื่องจากองค์การทุกองค์การจะต้องมีทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงาน จะขาดอย่างใดอย่างหนึ่งไม่ได้ ซึ่งประสิทธิภาพนั้น จะกล่าวถึงในเรื่องของใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่า เพื่อให้องค์การบรรลุเป้าหมายตามที่กำหนดไว้ ซึ่งบางครั้งอาจไม่บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ ส่วนในเรื่องของประสิทธิผล กล่าวได้ว่าเป็นความพยายามขององค์การในการทำให้งานบรรลุตามวัตถุประสงค์ขององค์การคือ ประสิทธิผล ซึ่งการที่จะเกิดประสิทธิผลได้นั้น เราไม่ได้มองในมุมของการใช้ทรัพยากรหรือคำนึงถึงการใช้ทรัพยากรให้คุ้มค่า แต่เราจะเน้นไปที่จะทำอย่างไร ให้องค์การบรรลุวัตถุประสงค์ตามที่ได้ตั้งไว้
3. ช่วยลดการทำงานที่ซ้ำซ้อนกัน เนื่องจากการจัดองค์การเป็นการกำหนดว่าในองค์การใดองค์การหนึ่งควรแบ่งออกเป็นกี่แผนก เมื่อมีการแบ่งแผนกได้แล้วในขั้นตอนต่อไปจะเป็นเรื่องของการกำหนดอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ เช่น ใครอยู่แผนกไหน หน้าที่งานคืออะไร ใครเป็นผู้รับผิดชอบหรือใครคือผู้บังคับบัญชาในแผนกนั้น ซึ่งผลดีก็คือ ผู้บริหารสามารถมอบหมายงานได้ง่ายขึ้น
4. การจัดองค์การที่ดีช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานได้ทำงานตามความถนัดหรือตามความเหมาะสม เช่นจากการจัดองค์การ องค์การจะต้องมีการแบ่งแผนกงาน และจัดคนลงไปทำงานในแต่ละแผนก ซึ่งการจัดคนไปในแต่ละแผนกนั้น ผู้บริหารต้องคำนึงถึงความรู้ ความสามารถและประสบการณ์ เพื่อในการจัดคนให้เหมาะสมกับงาน ถ้าผู้บริหารสามารถจัดคนให้เหมาะสมกับงานองค์การก็จะได้ประโยชน์สูงสุดจากการทำงานของพวกเขาเหล่านั้น
หลักการจัดองค์การที่ดี
1. หลักวัตถุประสงค์ องค์การทุกองค์การต้องกำหนดวัตถุประสงค์ไว้ในการทำงานซึ่งวัตถุประสงค์จะเป็นตัวกำหนดทิศทางว่าองค์การจะทำอะไร / บุคลากรในองค์การจะทำอะไร / อย่างไร ให้บรรลุวัถุประสงค์ของการดำเนินงาน
2. หลักความรู้ความสามารถเฉพาะอย่าง หลักของการจัดองค์การที่ดีจะต้องจัดคนให้เหมาะสมกับงาน โดยต้องพิจารณาจากความรู้ ความสามารถ ความถนัดและประสบการณ์ในการทำงาน
3. หลักประสานงาน ในการทำงานในองค์การหนึ่ง ๆ นั้น การทำงานจะสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี บุคลากรในองค์การจะต้องทำงาน โดยมีการประสานงานกันในแต่ละฝ่ายและแต่ละแผนก เช่นแผนกผลิตจะต้องประสานงานกับแผนกขาย เพื่อทั้ง 2 แผนกต้องใช้ข้อมูลร่วมกันว่าสินค้าที่แผนกผลิต ผลิตออกมานั้น เมื่อฝ่ายขายนำไปจำหน่ายนั้นตรงกับความต้องการของลูกค้าหรือไม่ หรือควรจะมีการปรับปรุงในเรื่องใดบ้าง ซึ่งแผนกขายก็ต้องนำเสนอข้อมูลนี้ต่อแผนกผลิต เพื่อใช้เป็นประโยชน์ในการทำงาน
4. หลักการกำหนดตำแหน่งหน้าที่ องค์การจะกำหนดอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบของบุคลากรทุกคนในองค์การไว้อย่างชัดเจน
5. หลักความรับผิดชอบ ตามหลักความรับผิดชอบนั้น ความรับผิดชอบเป็นสิ่งที่มอบหมายไม่ได้ดังนั้น เมื่อผู้บังคับบัญชาได้สั่งงาน / สั่งการให้ผู้ใต้บังคับบัญชาปฏิบัติ เมื่อเกิดความผิดพลาดขึ้น ผู้บังคับบัญชาจะต้องเป็นผู้รับผิดชอบ
6. หลักการบังคับบัญชา หมายถึงความสัมพันธ์อย่างเป็นทางการตามลำดับขั้นระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชาในองค์การหนึ่ง ๆ ตามลำดับขั้นของการบังคับบัญชานั้นจะแสดงถึงขอบเขตของอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ รวมทั้งการวินิจฉัยสั่งการในตำแหน่งต่าง ๆ
7. หลักการติดต่อสื่อสาร องค์การทุก ๆ องค์การจะต้องมีระบบและเครือข่ายการติดต่อสื่อสารที่ทันสมัยและสะดวกรวดเร็ว สามารถตอบสนองต่อภาวะการแข่งขันในยุคปัจจุบันได้อย่างรวดเร็วและทันท่วงที
8. หลักการควบคุม คือ จำนวนผู้ใต้บังคับบัญชาที่เหมาะสม ต่อผู้บังคับบัญชา 1 คน
9. หลักความสมดุล คือ ความสมดุลในการจัดปริมาณงานให้เหมาะสม
10. หลักความต่อเนื่อง การทำงานในองค์การหนึ่ง ๆ ควรจัดให้มีการทำงาน / บริหารงานกันอย่างต่อเนื่องเพราะถ้ามีการหยุดหรือชะงักจะโดยสาเหตุใดก็ตาม อาจมีผลกระทบต่อความสำเร็จขององค์การ
.jpg)
